Nhận thất được tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ, lưu trữ các chứng từ, tài liệu nên hiện nay có rất nhiều cách để lưu trữ hồ sơ sao cho đảm bảo an toàn nhất. Hôm nay chúng tôi sẽ giới thiệu đến tất cả các bạn cách sắp xếp hồ sơ theo số và thời gian có những ưu và nhược điểm gì.

Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các số liệu đã được đánh số. Phương pháp này có thể thực hiện theo nhiều cách. Có thể có một hệ thống ký số cuối, khi hệ thống này đã được thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái, nó giúp loại trự những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó cần phải thật thận trọng hơn khi đọc. Mặc khác, phương pháp này cũng được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn được dùng đến nữa.

Những thuận lợi của việc lưu trữ hồ sơ theo phương pháp này đó là nó có thể dễ dàng mở rộng, mang lại một sự bảo mật nào đo, có thể cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục, và số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham chiếu.

Tuy nhiên, bên cạnh cái thuận lợi ưu điểm thì cũng có một số cái bất lợi như là chi phí để chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện điều đó. Và nếu các chữ số trong các tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ dàng xảy ra khi các bạn chọn cách lưu hồ sơ này.

Trên đó là một số ưu nhược điểm của phương pháp lưu trữ hồ sơ theo số, thời gian mà công ty Vinamoves chúng tôi muốn chia sẻ. Nếu có nhu cầu thì hãy sử dụng dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ để có thể bảo quan kho tốt nhất.

VINAMOVES - CHO THUÊ KHO LƯU TRỮ HỒ SƠ
Địa chỉ: B6 Khu biệt thự Thanh Đa, Phường 27, Quận Bình Thạnh, Tp.HCM
Tel: 08-62589547 – 08-62589548
Fax: 08-35562975