Nếu bạn là một client và đang gặp rắc rối với supplier của bạn vì phương án tổ chức của họ chưa có sức thuyết phục, hoặc phát sinh những chi phí không hợp lý chỉ vì hạng mục không được kiểm soát chặt chẽ. Trong trường hợp này thì đây là một vấn đề nghiêm trọng.

Ngày nay, lựa chọn một supplier tốt không phải là việc “nhắm mắt đưa chân”, thử rồi mới biết. Một supplier với bảng báo giá cạnh tranh chưa hẳn là một đối tác phù hợp về lâu dài. Hoặc có thể bạn sẽ nhận mail từ supplier với ý tưởng hoang dại phá cách, nhưng biết đâu ý tưởng ấy tạo bề ngoài hào nhoáng nhưng thất bại về mặt truyền thông. Suy cho cùng, trách nhiệm cơ bản nhất của một supplier là tạo ra một chương trình thành công đầy tính chiến lược. Bởi vì một chương trình tạo ấn tượng tốt đẹp đến người tham dự sẽ tác động vào cảm xúc và suy nghĩ của khách hàng, điều đó trở nên đơn giản trong mục tiêu quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.
“Nếu bạn đang hợp tác với một supplier uy tín trên thị trường, vậy thì bạn đã chọn đúng supplier”

Bạn nên biết mình muốn gì trong sự kiện sắp tới? Bạn muốn tổ chức sự kiện để quảng bá sản phẩm – dịch vụ, nâng cao hình ảnh thương hiệu công ty, hoặc để thúc đẩy một chương trình cộng đồng… Nếu không có chiến lược rõ ràng, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian để thống nhất những hạng mục, những ý tưởng nào là hợp lý nhất. Hãy xác định trước mục tiêu tổ chức sự kiện và tìm sự tư vấn, nên nhớ rằng, bạn đang gặp một chuyên gia, một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Hãy tận dụng khả năng của họ. Đầu tiên, hãy chấp nhận rằng sẽ không có supplier nào đưa ra cho bạn một kế hoạch tổ chức, ý tưởng chương trình toàn diện trong giai đoạn đầu hợp tác, nhưng cần đánh giá cao nếu họ nỗ lực thay đổi một vài hạng mục với hy vọng thu lại kết quả tốt hơn cho chương trình của bạn, hãy lắng nghe họ!
“Nếu bạn thấy rằng supplier đang nỗ lực mang lại thành công cho sự kiện của bạn, vậy thì bạn đã chọn đúng supplier”
Nếu bạn đang đảm nhận sự kiện sắp tới, thì bạn sẽ không thoát khỏi suy nghĩ phải làm sao để cho khách mời tham gia sự kiện của mình có được sự thoải mái, ấn tượng mà chi phí phải bỏ ra không vượt quá ngân sách dự kiến. Bất kì hạng mục nào dù lớn hay nhỏ đều cần phải được cân nhắc sử dụng và sử dụng sao cho tiết kiệm mà vẫn đạt được hiệu quả mong muốn. Trong thời buổi các công ty tổ chức sự kiện phát triển ngày một nhiều, một bảng báo giá cạnh tranh cho các hạng mục nhân sự, cơ sở vật chất, thiết kế… là tiêu chí quan trọng trong việc đánh giá và đo lường khả năng tiến tới ký kết hợp đồng. Nếu bạn không cảm thấy thuyết phục bởi bảng báo giá, ngồi lại cùng supplier tính toán các phương án thực hiện, các giải pháp thay thế sao cho hiệu quả và tiết kiệm là cách duy nhất trong trường hợp này. Đôi khi bạn vội vã quyết định chọn supplier rẻ nhất, bạn có thể sẽ nhận lấy một chương trình tệ hại. Tổ chức sự kiện không phải là một sự chi tiêu, đó là một khoản đầu tư, công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ hợp lý hóa chi phí đầu tư của bạn.
“Nếu supplier cùng bạn tính toán các phương án thực hiện sao cho hiệu quả và tiết kiệm, vậy thì bạn đã chọn đúng supplier”

Điều bạn thật sự cần là một công ty tổ chức sự kiện có sự kết hợp giữa những con người có kinh nghiệm, sự sáng tạo và tâm huyết trong nghề – những người có khả năng liên kết để tạo nên thành công cho chương trình của bạn. Thế giới truyền thông luôn thay đổi, sự kiện theo những kịch bản truyền thống cũ kỹ đã không còn hiệu quả. Muốn để lại ấn tượng bạn cần làm gì đó khác biệt so với quá khứ, supplier giỏi họ sẽ đưa ra những “vũ khí sáng tạo” để có thể vận dụng trong mục đích truyền thông của bạn. Đừng chọn 1 supplier bởi vì bạn bị bắt buộc, hay bởi vì họ là duy nhất, khi tham khảo nhiều đơn vị, bạn sẽ tìm được những supplier tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp không những có thể giúp bạn lên kế hoạch mục tiêu cho sự kiện, mà còn với đội ngũ nhân viên kinh nghiệm, bạn sẽ cảm nhận sự hoàn hảo trong suốt quá trình làm việc. Đó có thể là sự khởi đầu của một sự hợp tác mới.
“Nếu bạn đang cảm thấy hài lòng với phong cách làm việc của đội ngũ nhân sự supplier, vậy thì bạn đã chọn đúng supplier”
Bạn với tư cách là brand phải luôn biết cách lựa chọn cho mình một supplier phù hợp, và khai thác hết tiềm năng cũng như sức mạnh của họ. Sự hợp tác, tôn trọng, kinh nghiệm là những yếu tố quan trọng để lựa chọn đúng suppiler; Phát Hoàng Gia hy vọng bạn đang hợp tác với một supplier chuyên nghiệp – đơn vị sẽ mang lại hoàn hảo cho sự kiện của bạn.