Để thuê được một văn phòng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp lại vừa phù hợp với quy định của pháp luật không phải là chuyện đơn giản. Hãy đọc bài viết này và nắm vững các thủ tục để thuê được cho mình một văn phòng ưng ý nhất.

1. Hợp đồng thuê văn phòng
Hợp đồng thuê văn phòng là một văn bản ghi các quy định và ràng buộc bởi giữa bên đi thuê văn phòng và đơn vị cho thuê văn phòng. Dù bạn muốn thuê Văn phòng chia sẻ, văn phòng riêng hay bất kỳ loại nào khác thì hợp đồng thuê văn phòng nên được một luật sư kiểm tra lại toàn bộ. Hầu hết các luật sư đều có thể rà soát một hợp đồng thuê trong vòng chưa đầy một giờ. Vì thế, phí dịch vụ phải trả luật sư để làm việc này không phải là một khoản chi lớn, nhưng đó lại là một cách đảm bảo an toàn và tránh cho các vấn đề có thể xảy ra trong tương lai.

Thuê một văn phòng không chỉ quan tâm đến hình thức mà còn phải lưu ý đến các yếu tố xung quanh

2. Cách tính giá thuê và diện tích thuê văn phòng
Nhiều hợp đồng thuê đưa ra giá thuê nền chung tính theo mỗi mét vuông. Mức giá này có thể gây nhầm lẫn. Đôi khi nó bao gồm cả những khoảng trống không sử dụng được, chẳng hạn như hành lang và thang máy. Nó làm cho ta khó so sánh giữa hai hợp đồng với nhau. Trong trường hợp đó, bạn hãy nhìn vào tổng số tiền phải trả. Đôi khi một không gian nhỏ hơn một chút với giá tính trên mét vuông cao hơn một chút lại có thể hiệu quả hơn cho doanh nghiệp của bạn, vì không gian đó được bố trí hợp lý hơn và có giá trị sử dụng cao hơn”.

3. Thời hạn thuê văn phòng
Những chủ doanh nghiệp mới đôi khi chưa muốn thuê lâu dài tại một địa điểm, hoặc chỉ thuê trong thời gian ngắn. Bằng cách đó, họ phòng ngừa nếu như doanh nghiệp không thành công, thì họ sẽ không bị buộc phải trả số tiền lớn cho một không gian không còn sử dụng nữa.

Với thị trường bất động sản căng thẳng ngày nay, khi mặt bằng cho thuê trở nên khan hiếm, nhiều toà nhà văn phòng không đáp ứng nhu cầu khách thuê với thời hạn ngắn hơn một năm. Bạn sẽ khó mà thuê được một văn phòng trong thời hạn ngắn tại trung tâm Quận 1.

Trong trường hợp này thì các Văn phòng chia sẻ quận 1 sẽ là lựa chọn tối ưu dành cho bạn.

Chủ doanh nghiệp nên lưu ý cẩn thận đến khác điều khoản phát sinh trong hợp đồng

4. Tu sửa mặt bằng thuê
Bạn có thể muốn tiết kiệm tiền bằng cách tự tu sửa, nhưng hầu hết các hợp đồng thuê đều đòi hỏi bạn phải được phép của toà nhà hoặc công ty chủ quản. Nên trình kế hoạch tu sửa của bạn trước khi ký hợp đồng thuê.

5. Những nội dung nên có và không nên có trong hợp đồng
Nhiều chủ doanh nghiệp thường tập trung vào số tiền thuê và không chú ý đến việc họ được hưởng những gì với số tiền bỏ ra. Một số toà nhà đồng ý trả tiền điện và một phần tiền bảo dưỡng khu vực dùng chung. Có một hợp đồng thuê toàn bộ, bao gồm tất cả các chi phí, nhưng một số chủ nhà hay công ty quản lý toà nhà chỉ ký hợp đồng cho thuê, trong đó họ chỉ tự trả tiền thuế tài sản, bảo hiểm và bảo dưỡng. Trong những trường hợp này, tiền thuê sẽ thấp hơn.

Các chủ doanh nghiệp nên cẩn trọng cả với các điều khoản không liên quan đến tiền nong. Chẳng hạn chủ nhà có yêu cầu phải tắt đèn, quạt, điều hòa nhiệt độ sau giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ cuối tuần không? Điều khoản này sẽ gây khó cho bạn nếu bạn định làm việc ngoài giờ.

Bên cạnh đó mức phí (nếu có) khi làm thêm, làm ngoài giờ cũng nên được đưa vào hợp đồng.

Chủ doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý đến các chi phí phát sinh để không làm ảnh hưởng đến kế hoạch công việc của mình

6. Cho thuê lại và các quyền sử dụng được cho phép
Nếu bạn quyết định chuyển đi hoặc chỉ sử dụng một phần không gian thuê được, bạn có thể muốn cho thuê lại, hoặc cho doanh nghiệp khác thuê một phần không gian mình đang thuê. Nhưng điều này lại đòi hỏi phải có sự cho phép của chủ nhà của bạn.

Hầu hết các hợp đồng cho thuê đều quy định rõ loại công việc bạn được phép làm. Các chủ nhà thường muốn “các quyền sử dụng hợp pháp được cho phép” càng ít càng tốt. Vì thế, trong hầu hết các trường hợp, bạn nên làm thế nào để các quy định được rộng rãi hơn, đề phòng sau này bạn định phát triển công việc kinh doanh của mình.

7. Các chi phí đề phòng lạm phát
Hãy cẩn thận với các tính toán không chính xác về chi phí điều hành. Việc các chủ nhà đất tính cao hơn chi phí thực 10 đến 15% không phải chuyện hiếm.

Bạn thấy đấy, việc tìm thuê văn phòng không chỉ dừng lại ở việc tìm ra một địa chỉ văn phòng phù hợp mà điều quan trọng hơn là cần có một Hợp đồng thuê văn phòng hợp lý. Dịch vụ văn phòng chia sẻ 168 cam kết mang đến cho bạn một văn phòng làm việc lsy tưởng với những điều khoản hợp đồng đảm bảo hài hoà lợi ích giữa doanh nghiệp và đơn vị quản lý toà nhà và đặc biệt là đảm bảo được các thủ tục pháp lý theo yêu cầu của nhà nước.