Văn phòng ảo (Virtual office), là hình thức văn phòng cùng chia sẻ một điạ điểm nhưng các công ty cùng sử dụng nó. Mô hình này đã khá phát triển tại nhiều quốc gia tiên tiến trên thế giới từ trên 20 năm qua. Tại Việt Nam, mô hình văn phòng ảo HCM đã xuất hiện từ khoảng năm 2007, nhưng nở rộ thì khoảng 2 – 3 năm trở lại đây. Tuy nhiên, do “văn phòng ảo” chưa có hướng dẫn về mặt pháp lý nên DN sử dụng dịch vụ này đang... “ngoài vòng pháp luật”.

Nhu cầu thực
Sau khoảng 20 năm khá thành công tại nhiều quốc gia, mô hình “văn phòng ảo” đã du nhập vào Việt Nam như một nhu cầu tất yếu trong tình hình giá thuê văn phòng quá cao như hiện nay. Mô hình này giúp nhiều doanh nghiệp hcm, DN cung cấp dịch vụ, đặc biệt các DN mới gia nhập thị trường tiết kiệm 70 – 80% chi phí thuê văn phòng cùng nhiều chi phí khác.

Quan trọng hơn, DN sử dụng “văn phỏng ảo” được tiếp cận các dịch vụ văn phòng như: địa chỉ để đăng ký kinh doanh và giao dịch ở khu vực trung tâm thành phố; một đường dây điện thoại với hộp thư thoại và một số fax hoạt động 24/24h thuận lợi cho mọi giao dịch. Nhân viên tổng đài sẽ tiếp nhận điện thoại với tên Cty và chuyển tin nhắn đến Cty sau đó, còn khi DN cần gặp gỡ, các đối tác có thể sử dụng phòng họp với trang thiết bị hiện đại và đầy đủ tiện nghi. Nói chung, DN có thể sử dụng mọi dịch vụ để đáp ứng nhu cầu liên quan đến văn phòng do một đơn vị chuyển nghiệp cung cấp.

Văn phòng ảo đang tạo nên cơn sốt ở khắp châu Á

Do bắt đúng nhu cầu của thị trường, mô hình “văn phòng ảo” đã phát triển nhanh chóng tại một số TP lớn như TP HCM, Hà Nội, Đà Nẵng. Chỉ với một diện tích hơn 100 m2 tại một vị trí trung tâm thành phố, vài trăm DN có thể đặt địa chỉ và sử dụng dịch vụ “văn phòng ảo”.

Tuy nhiên, tính đến thời điểm này, hầu như chưa có khung pháp lý cơ bản nào cho mô hình “văn phòng ảo”. Chính vì vậy, bất cập đã xảy ra. Khi DN đến gặp các cơ quan chức năng làm thủ tục thì thường bị từ chối hoặc gây khó khăn. Một số DN phản ánh, khi đăng ký địa chỉ văn phòng là “văn phòng ảo”, Sở KH-ĐT rất ngại cấp phép kinh doanh vì: “Chưa có quy định nào hướng dẫn cấp phép cho mấy trăm DN hoạt động trong cùng một văn phòng rộng vài trăm mét vuông”.

Tương tự, các chi cục thuế cũng hạn chế bán hóa đơn cho các DN này với lý do: DN sử dụng “văn phòng ảo” không lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại văn phòng, không có hoạt động thực tế tại văn phòng mà chỉ họp mặt, tiếp khách 1 - 2 lần/tháng... nên khó kiểm soát việc xuất hóa đơn của DN. Một vài chi cục thuế chỉ chấp nhận bán hóa đơn cho DN nếu DN có hợp đồng kinh tế với khách hàng. Nhiều DN không xin được giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép bị “ngâm”, không mua được hóa đơn tài chính trong suốt thời gian dài.

Cần hành lang pháp lý
Một đại diện Sở KH - ĐT TP HCM cho biết, DN tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai địa chỉ trụ sở khi đăng ký kinh doanh chứ Sở không thể kiểm tra xem địa chỉ đó có thật hay không, hình dáng trụ sở ra sao. Ngoài ra, Sở cũng không có lý do để từ chối cấp phép đối với các DN sử dụng địa chỉ “văn phòng ảo”, bởi lẽ Luật DN không quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu trụ sở DN. Tuy nhiên, vị đại diện này cũng bày tỏ sự lo ngại vì mô hình này chưa có quy định điều chỉnh, trong khi đó có thể gây ảnh hưởng lớn đến môi trường kinh doanh. Đối tác, người tiêu dùng cần tìm DN thì tìm thế nào với văn phòng loại này? Người có tóc còn nắm không được, nói gì đến DN “trọc đầu”!

Tuy vậy, ông Nguyễn Đình Cung – Quyền Viện trưởng Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế trung ương cho rằng, việc phát sinh các mô hình mới là tiến triển của một xã hội hiện đại và để thích ứng thì cơ quan quản lý phải nâng cao năng lực và cách quản lý. Đây là vấn đề thực thi pháp luật hiện hành như thế nào chứ không phải là thiếu quy định. Dù văn phòng thật hay “văn phòng ảo” thì pháp nhân vẫn còn có con người là thật. Ai là người đại diện pháp luật? Ai chịu trách nhiệm về hoạt động của DN? Cơ quan quản lý chỉ cần tìm cách quản lý con người là được.

TS Đinh Thế Hiển - Giám đốc Viện nghiên cứu kinh tế ứng dụng lại cho rằng, không nhất thiết phải bổ sung quy định mới hoặc văn bản mới cho mô hình văn phòng ảo. Luật DN không quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc và nơi làm việc phải có diện tích tối thiểu bao nhiêu mét vuông. Đồng thời đến thời điểm này cũng không có thông tư, nghị định nào không cho phép DN kinh doanh ở “văn phòng ảo”... Nghĩa là loại hình này được quyền hoạt động bình thường. Cơ quan Nhà nước lấy lý do “luật chưa quy định” để làm khó DN nghĩa là cơ quan đó lạc hậu, đi chậm hơn so với thực tiễn cuộc sống.

Văn phòng “ảo” hay “thật” không quan trọng bằng việc DN hoạt động như thế nào. Do đó, vấn đề cốt lõi là quản lý con người chứ không phải quản lý trụ sở.

Một huy định mang tính chính thống tại Luật DN cũng là điều cần thiết, vì nó gạt bỏ được những nghi ngại của cơ quan quản lý cũng như DN cho mô hình được cho là khá mới mẻ trên. Điều này hoàn toàn phù hợp với tinh thần cởi mở mà dự thảo Luật DN sửa đổi đang hướng tới.

Cơ quan quản lý nên tìm cách quản lý người đại diện pháp luật hơn là tìm cách quản lý “văn phòng ảo” đây mới là cách tiếp cận hợp lý

Một số chuyên gia pháp luật kinh tế hcm nhận xét, hiện việc thuê và cho thuê lại “văn phòng ảo” là không trái pháp luật. Do đó, nếu cho rằng việc tồn tại mô hình “văn phòng ảo” sẽ gây trốn thuế, gây ra tình trạng lợi dụng mua bán hóa đơn thì cơ quan quản lý phải chứng minh bằng số liệu thực tế. Nếu chúng ta vì lo sợ “văn phòng ảo” gây ra khả năng trốn thuế mà từ đó siết quy định về trụ sở đối với mô hình “văn phòng ảo” thì chưa đủ sức thuyết phục và có thể ảnh hưởng đến những doanh nhân chân chính.

TS Đinh Thế Hiển - Giám đốc Viện nghiên cứu kinh tế ứng dụng lại cho rằng, không nhất thiết phải bổ sung quy định mới hoặc văn bản mới cho mô hình văn phòng ảo. Luật DN không quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc và nơi làm việc phải có diện tích tối thiểu bao nhiêu mét vuông. Đồng thời đến thời điểm này cũng không có thông tư, nghị định nào không cho phép DN kinh doanh ở “văn phòng ảo”... Nghĩa là loại hình này được quyền hoạt động bình thường. Cơ quan Nhà nước lấy lý do “luật chưa quy định” để làm khó DN nghĩa là cơ quan đó lạc hậu, đi chậm hơn so với thực tiễn cuộc sống.

Văn phòng “ảo” hay “thật” không quan trọng bằng việc DN hoạt động như thế nào. Do đó, vấn đề cốt lõi là quản lý con người chứ không phải quản lý trụ sở.

Một quy định mang tính chính thống tại Luật DN cũng là điều cần thiết, vì nó gạt bỏ được những nghi ngại của cơ quan quản lý cũng như DN cho mô hình được cho là khá mới mẻ trên. Điều này hoàn toàn phù hợp với tinh thần cởi mở mà dự thảo Luật DN sửa đổi đang hướng tới.